Vlasnici firmi mogu podneti da im neko vreme ne radi poslovni sajt, ali ne mogu da budu mirni ako im ne radi elektronska pošta. To je potpuno razumljivo. Korisnici će videti da ne radi sajt pa će se, a svi su dovoljni iskusni i znaju da se to dešava, sačekati i onda se vratiti da provere da li je proradio. Na kraju, dešava se da ne rade ni Facebook, ni Google.
Međutim, ako ne rade mejlovi, to je tragedija. S obzirom da se praktično cela korespodencija odvija elektronskim putem, za samo sat vremena „blokade“ mejla može se propustiti svašta: poslovna prilika, račun, pismo poslovnog saradnika, pitanje korisnika… U nekim slučajevima ti mejlovi mogu biti trajno izgubljeni, ali je češći slučaj da će nakon „pada“ sve lepo „leći“ u sanduče, tačnije inbox.
Pošto svi koriste mejlove, ne samo svakodnevno, već svakog sata, a u nekim slučajevima i češće, osnove poznavanja elektronske pošte mu dođu kao opšte obrazovanje.
SADRŽAJ:
- Gde proveravati mejlove
- Kada proveravati mejlove
- Kako sortirati mejlove
- Koristite podešavanja i dodatke
- Spam, fishing i druga nepočinstva
Gde proveravati mejlove
Mejlovi se mogu koristiti u raznim softverima i web aplikacijama. Veliko je pitanje za koju se opciju odlučiti. Prva misao je očigledna – najlakše je sve mejlove koristiti preko Gmail web servisa. Sve je na jednom mestu, sve je poznato, sve je povezano na svim uređajima. Međutim, ekipa u Guglu ne voli baš da se poslovni mejlovi valjaju preko njihovog servisa, a da oni ne zarade nešto. Zato u toj kompaniji stalno prave nove i nove prepreke za korišćenje custom ili poslovnih mejlova (to su oni mejlovi koji iza @ imaju adresu vašeg sajta).
Često se dešava da mejlovi stižu sa zakašnjenjem od nekoliko sati, da su blokirani pa nikad ne stignu, da idu u pogrešne pretince… Logika Gugl menadžmenta je da vas iznervira, pa da vam onda ponudi rešenje – da kod njih kupite paket koji će vam omogućiti da zadržite poslovne mejlove, a da ih pregledate u njihovoj web aplikaciji. To ne zvuči kao loše rešenje, čak se može učiniti i da je jeftino. U osnovnom paketu svega šest dolara, ali samo jedan mejl za jedan mesec. Uz ugovor od godinu dana. Ako imate 10 zaposlenih to baš i nije tako jeftino, posebno ako znate da ima nekoliko besplatnih opcija.
Drugi način jeste da ne dirate ništa, već da koristite to što vam je dato. Naime, kada napravite poslovne mejlove skoro svi sistemi vam nude svoj servis, besplatno uz hosting. To zovemo webmail. To su mali softveri koji služe za korišćenje elektronske pošte – primanje, slanje, brisanje, spam, grupisanje… Problem je kada imate više poslovnih mejlova. U tom slučaju morate otvarati i zatvarati nekoliko malih web aplikacija, što stvarno može biti horor. Ipak, ovo je lak i jednostavan način za „konzumiranje“ mejlova.
Treća opcija su specijalizovani softveri za mejlove. Najpopularniji su Outlook i Thunderbird. Tu važi posebna logika, što otežava korišćenje onima koji su navikli na Gmail okruženje. Ipak, to je dobar način za pregled mnogo mejlova na jednom mestu. Drugi, ozbiljniji, problem jeste sinhronizacija. Nećete automatski imati sve mejlove na svim uređajima. Recimo, nećete videti mejlove koje ste vi slali na drugim uređajima. Ako poslovne mejlove gledate samo na poslu to neće biti problem, ali ako radite na poslu, od kuće, iz kafića… to može biti problem.
Ipak, svi ti problemi se mogu prevazići. Ispostavlja se da je najveći problem promeniti navike. Neki ljudi ne odustaju od korišćenja alata na koje su navikli. U tom slučaju Gmail pobeđuje.
Kada proveravati mejlove
Mejlovi, kao uostalom sve na internetu može izazvati zavisnost. Nećete je ni primetiti, a izgleda ovako: svakih nekoliko minuta proveravate da li vam je stigao novi mail, ili, još gore, odmah čitate sve što vam je stiglo, čim vas notifikacija obavesti da ima nešto novo u sandučetu. Savet je da isključite notifikacije i da odredite vreme kada gledate mejlove. U međuvremenu sve treba da bude isključeno.
Mejlovi nisu telefonski pozivi, što znači da nisu hitni, da se na njih ne mora odmah odgovoriti. Naravno, osim ako nešto unapred nije dogovoreno pa se čeka u tačno vreme. Budite sigurni da se ništa neće dogoditi ako dva ili tri puta dnevno, tačno u određeno vreme čitate mejlove. Čak suprotno, imaćete više vremena i nećete stvarati zavisnost.
Kako sortirati mejlove
Umesto da sve mejlove držite u inboxu, savetujemo vam da napravite foldere u kojima ćete sortirati mejlove. Prvo napravite folder pod nazivom „Arhiva“, tu ćete čuvati sve one koji vam mogu zatrebati, a trenutno nisu aktivni. Potom, „žive“ mejlove, ako ih ima više od pet stavite u zasebne foldere koji će nositi naziv firme s kojom ih razmenjujete ili naziv projekta. Tako ćete osloboditi glavno sanduče za aktuelne mejlove, dobićete bolji pregled.
Koristite podešavanja i dodatke
Testirajte podešavanja koja već postoje u softverima i web aplikacijama. Nemojte koristi mejl u zadatim „fabričkim podešavanjima“. Tako ćete moći da namestite sve kako vama odgovara, što će vam olakšati rad. Recimo, umesto bazične visine redova samih mejlova u Gmail-u, stavite „Comfortable“, ili čak „Compact“ mode, tako ćete dobiti pregledniju listu.
Takvih podešavanja u svim alatima ima na pretek. Ako vam u tom procesu padne na pamet nešto što ne postoji u samom alatu, probajte s dodacima (plugins), sigurno postoji neki koji će rešiti problem ili pomoći da dobijete to što ste zamisli. Recimo, Thunderbird ima dodatak koji će izgled približiti izgledu Gmail-a.
Spam, fishing i druga nepočinstva
Mejl je vrlo koristan alat, kako privatno, tako i za posao. Ipak, kao i sve drugo, ima i svoju mračnu, a češće dosadnu stranu. Dosadni su, kao što vrlo dobro znate, nepoželjni mejlovi, one koje ne želite da dobijate, a ipak vam stižu. Zovemo ih spam.
Uzgred, sam termin „spam“ nema veze s mejlovima i internetom uopšte. Godine 1937. godine američka fabrika hrane „Hormel Foods Corp“ kupcima je ponudila konzervu u kojoj se nalazilo seckano svinjsko meso, šunka i začini. Nazvali su je SPAM (akronim od „Spiced Ham“). A onda su se Pajtonovci malo sprdali s tom rečju i to u ovom skeču. Kada pogledate biće vam jasno zašto se nepoželjna, dosadna i iritirajuća pošta zove upravo spam.
Spam, međutim, nije samo dosadan, neki mejlovi mogu biti i opasni. Posebno ako se „upecate“ i kliknete na njega. Tako možete uneti viruse u vaš kompjuter. Otud i termin za takvu nelegalnu aktivnost – fishing. U spam vam mogu stizati i razni drugi mejlovi: pretnje, ponude za brak, pozivi za pomoć, lažne bankarske ponude, ponude da promenite šifre…
Na kraju, nemamo dobar savet za spam osim da ga ručno eliminišete. Moguće je na nivou hostinga uraditi neka podešavanja koja će sprečiti dolazak nepoželjnih mejlova, ali ih je teško zaustaviti. Uz to, što stavljate jaču zaštitu to su veće šanse da vam sistem blokira i poželjnu elektronsku poštu. Tako se, na kraju, sa spamom mora živeti, i, naravno, mora se redovno brisati.
Dragan Stojanović
